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Rechnungsbearbeitung für Kleinunternehmen und Zweigniederlassungen

Mit SpiData for Invoice ist das automatisierte Management von Rechnungen und sonstigen Finanzdokumenten einfach, schnell und kosteneffizient. Sie bearbeiten ein paar Dutzend bis mehrere hundert Rechnungen pro Tag oder mehr? SpiData for Invoice bietet eine schlüsselfertige Lösung, die Ihrem Unternehmen hilft, Kosten zu reduzieren und Rechnungen schneller zu bearbeiten.

Rechnungsbearbeitung für Mittelstandsunternehmen
Benutzer: Mittelstandsunternehmen und Finanzabteilungen in Zweigniederlassungen aus allen Industriebereichen, Büropersonal und Finanzfachleute.
Volumen: Ein paar Dutzend bis mehrere hundert Rechnungen pro Tag.
Dokumententyp: Finanzverwaltung und Anhänge, einschließlich Anlagenbestandslisten, Einkaufsaufträge, Lieferscheine und sonstige Finanzdokumente.
IT-System: Dedizierter Rechner und Scanner (Büro- oder Produktionsebene)

 Ab 11.500 Euro o. MwSt.

Problemstellungen:

  • Das Management zu vieler Dokumente in Papierform kann zu verlegten Rechnungen und verspäteten Zahlungen führen.
  • Das Ablegen und Wiederauffinden von Rechnungen in Aktenschränken oder Lagerbereichen kostet viel Zeit.
  • Für die Freigabe und Zahlung wandern die Rechnungen von Schreibtisch zu Schreibtisch. Niemand weiß, wo eine Rechnung wann ist.
  • Lieferanten, die wegen dem Zahlungsstatus anrufen, und frustriert auflegen, weil die gewünschten Informationen nicht sofort verfügbar sind.
  • Herkömmliche Softwarelösungen zur Rechnungsautomatisierung sind zu teuer für Kleinunternehmen.

Lösung:

  • Erstklassige Produktpalette an Büroscannern zum Stapelscannen und zur Digitalisierung von Rechnungen.
  • Funktionsreiche Scan-Software mit Rechnungstrennung, Handhabung von Mehrseiten­dokumenten, automatischer Lieferantenidentifizierung.
  • Automatische Extraktion und Konsistenzprüfung der Rechnungsdaten, wie z.B. Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Mehrwertsteuer und Währung.
  • Integration und Überprüfung mit Wissensspeicher.
  • Datenexport in Finanzanwendungen, Workflow-Systeme, Dokumentenmanagementsysteme, ERP und/oder Industrieanwendungen.

Vorteile:

  • Schneller, einfacher Start – der Rechnungsprozess kann innerhalb weniger Tage automatisiert werden.
  • Einfache Schulung der Mitarbeiter, benutzerfreundliche Anwendung.
  • Kostengünstige Implementierung, schnelle Rentabilität – Reduzierung der Kosten für die Rechnungsbearbeitung um 50% oder mehr.
  • Kostenreduzierung und Effizienzsteigerung durch weniger manuelle Handhabung der Rechnungen.
  • Kosteneinsparungen bei der Aufbewahrung und Wiederauffindung durch die Digitalisierung der Finanzverwaltung.
  • Bessere Sichtbarkeit durch den gesamten Prozess hindurch, einschließlich der Rechnungsregistrierung, Fehler- und Ausnahmebearbeitung, Freigabe und Zahlung.
  • Optimierung des Finanzmanagements, Nutzung des Skontos bei schneller Zahlung.